Wie passiert im Zuge der Förderung mit personenbezogenen Daten? (1.7.)

Antwort:

Personen müssen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden. Personen bezogene Daten müssen datenschutzkonform aufbewahrt werden. Auf Anforderung oder im Rahmen einer Prüfung müssen sie von dem Antragstellenden an den Dachverband und von diesem an die Bewilligungsbehörden weitergegeben werden.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.7. Datenschutz

1.7.1

Die im Antragsformular enthaltenen personenbezogenen Daten der Antragstellenden (Unterzeichnender) bzw. zu Ansprechpersonen (Vor- und Nachname, Telefonnummer, ggf. personalisierte E-Mail-Adresse, ggf.  Funktionsbezeichnung, Dienstanschrift) werden zum Zweck der Vorhabenprüfung und zur Durchführung des Bewilligungsverfahrens verarbeitet und an die am Bewilligungs- und Prüfverfahren beteiligten Stellen zur Abwicklung der För-
derung weitergegeben. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Antragstellenden durch die Bewilligungsbehörden ist gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe e und Abs. 3 Buchstabe b DS-GVO i. V. m. § 4 LDSG i. V. m. §§ 11, 12, 82 SGB VIII i. V. m. §§ 2, 5 Jugendbildungsgesetz i. V. m. §§ 23, 44 LHO und den hierzu ergangenen allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV-LHO) zulässig. Die Bewilligungsbehörden informieren hierüber entsprechend (Art. 13 DS-GVO). Ggf. leiten die Antragstellenden diese Hinweispflichten zur Erhebung von Daten an die betroffenen Beschäftigten weiter (Art. 14 DS-GVO). Die Daten sind für die Antragsbearbeitung bzw. Bewilligung der Zuwendung erforderlich. Ohne Nennung von Ansprechpersonen und Zuständigkeiten ist eine Kommunikation und eine nachvollziehbare Dokumentation des Verwaltungsvorgangs – insbesondere ein Abgleich mit dem späteren Verwendungsnachweis – nicht möglich.

1.7.2

Darüber hinausgehende personenbezogene Daten von Teilnehmenden oder Beschäftigten werden im Rahmen des Antrags- und Bewilligungsverfahrens oder im Zuge der Verwendungsnachweisprüfung nicht erhoben und verarbeitet und müssen lediglich zu Prüfzwecken vorgehalten werden (1.7.3).

1.7.3

Die Bewilligungsbehörden prüfen den Antrag auf Zuwendung nach Maßgabe der Landeshaushaltsordnung sowie den hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften. Danach sind die Zuwendungsgeber berechtigt, die  zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung durch Einsicht in die maßgeblichen Unterlagen und durch örtliche Feststellungen zu prüfen (Nummer 7.5). Dem Landesrechnungshof sind im Rahmen seines Prüfrechts auf Verlan-
gen Unterlagen herauszugeben und Auskünfte zu erteilen (§§ 91, 94, 95 LHO). Für die Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung sind die Zuwendungsempfänger bzw. bei der Weitergabe der Zuwendungen (1.8.3) die Letztempfänger daher berechtigt, auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO i. V. m. §§ 11, 12, 82 SGB VIII i. V. m. §§ 2, 5 Jugendbildungsgesetz i. V. m. §§ 23, 44, 91, 95 LHOi. V. m. den hierzu ergangenen allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV-LHO) folgende personenbezogene Daten
a) im Rahmen einer Förderung nach Nummern 2, 3, 5.3, 6.2.1 und 6.2.2 dieser Verwaltungsvorschrift
aa) bei den Teilnehmenden zu verarbeiten:

  • Vor- und Nachname, Adresse, Alter zu Beginn der Maßnahme,
  • Ggf. besondere Fördervoraussetzungen nach Nummer 2.2,
  • Ggf. Angaben zum Beschäftigungsverhältnis nach Nummer 3.1.2,
  • Ggf. Begleit- oder Assistenzbedarf nach Nummern 3.1.1 und 3.2.1,
  • durch Unterschrift auf einer Teilnahmeliste dokumentierte Anwesenheit und ggf.
  • Anwesenheitsdauer.

bb) bei den Mitarbeitenden und Betreuungspersonen zu verarbeiten:

  • Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum,
  • Vorliegen einer Juleica- oder vergleichbaren Ausbildung nach Nummer 2.1.3.1
  • (bei Zuwendungen nach Nummer 2).
  • Ggf. Qualifikation, praktische Erfahrungen in der Jugendarbeit, Tätigkeit.

b) im Rahmen einer institutionellen Förderung oder bei einer Projektförderung nach Nummer 6 dieser Verwaltungsvorschrift, sofern die Gesamtausgaben der Zuwendungsempfänger überwiegend (d.h. zu mehr als 50 v.H.) aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten werden und Personalausgaben Teil der zuwendungsfähigen Ausgaben sind, bei den maßgebenden Mitarbeitenden zu verarbeiten:

  • Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum,
  • Eingruppierung, Vergütung und Tätigkeit.

Die Daten sind für die Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung erforderlich. Ohne Nachweis der personenbezogenen Daten kann das Vorliegen der Fördervoraussetzungen nach dieser Verwaltungsvorschrift von den Prüfbehörden nicht im Einzelfall geprüft werden oder wäre eine Prüfung, ob die Ausgaben zum geförderten Vorhaben gehören, nicht möglich (7.5, 7.6). Gleiches gilt, wenn bestimmte Qualifikationen nachgewiesen werden müssen, die Voraussetzung für eine Förderung sind oder wenn überprüft werden muss, ob ein Arbeitsvertrag dem Besserstellungsverbot entspricht. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, ist dies aufgrund der oben genannten Rechtsgrundlage i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe d BDSG zulässig. Wurden die personenbezogenen Daten bereits zu anderen Zwecken erhoben, ist die Verarbeitung personenbezogener Da-
ten durch die Prüfbehörden zu einem anderen Zweck (Prüfzwecke) als zu demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden, zulässig gemäß Art. 6 Abs. 4 DS-GVO i. V. m. § 5 Abs. 2 Nr. 2 LDSG. Die Teilnehmenden und Beschäftigten sind nach Art. 13, 14 DS-GVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren sowie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umzusetzen.

1.7.4

1.7.1 bis 1.7.3 gelten entsprechend bei der Bündelung von Anträgen nach Ziffern 1.6.3, 1.6.4 und 5.6 über Dachorganisationen (Erstempfängerin) und der Weitergabe von Zuwendungen (1.8.3). Die für Prüfzwecke zu verarbeitenden personenbezogenen Daten der Teilnehmenden und Beschäftigten verbleiben beim Letztempfänger und sind lediglich zu Prüfzwecken der Erstempfängerin, den Bewilligungsbehörden oder dem Landesrechnungshof zur Verfügung zu stellen (7.5 und 7.6).

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