Darf, muss, kann ich die Unterschriften der Teilnehmenden erheben? (1.7.3)

Antwort:

Die Regelung in 1.7.3  aa) erlaubt zwar unter Datenschutzgesichtspunkten die Dokumentation der Anwesenheit durch die Unterschrift der Teilnehmenden. Für den Verwendungsnachweis muss aber  - wie in den Vorjahren - keine Teilnahmeliste mit Unterschrift der Teilnehmenden geführt werden.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.7.3

Die Bewilligungsbehörden prüfen den Antrag auf Zuwendung nach Maßgabe der Landeshaushaltsordnung sowie den hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften. Danach sind die Zuwendungsgeber berechtigt, die  zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung durch Einsicht in die maßgeblichen Unterlagen und durch örtliche Feststellungen zu prüfen (Nummer 7.5). Dem Landesrechnungshof sind im Rahmen seines Prüfrechts auf Verlan-
gen Unterlagen herauszugeben und Auskünfte zu erteilen (§§ 91, 94, 95 LHO). Für die Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung sind die Zuwendungsempfänger bzw. bei der Weitergabe der Zuwendungen (1.8.3) die Letztempfänger daher berechtigt, auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO i. V. m. §§ 11, 12, 82 SGB VIII i. V. m. §§ 2, 5 Jugendbildungsgesetz i. V. m. §§ 23, 44, 91, 95 LHOi. V. m. den hierzu ergangenen allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV-LHO) folgende personenbezogene Daten
a) im Rahmen einer Förderung nach Nummern 2, 3, 5.3, 6.2.1 und 6.2.2 dieser Verwaltungsvorschrift
aa) bei den Teilnehmenden zu verarbeiten:

  • Vor- und Nachname, Adresse, Alter zu Beginn der Maßnahme,
  • Ggf. besondere Fördervoraussetzungen nach Nummer 2.2,
  • Ggf. Angaben zum Beschäftigungsverhältnis nach Nummer 3.1.2,
  • Ggf. Begleit- oder Assistenzbedarf nach Nummern 3.1.1 und 3.2.1,
  • durch Unterschrift auf einer Teilnahmeliste dokumentierte Anwesenheit und ggf.
  • Anwesenheitsdauer.

bb) bei den Mitarbeitenden und Betreuungspersonen zu verarbeiten:

  • Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum,
  • Vorliegen einer Juleica- oder vergleichbaren Ausbildung nach Nummer 2.1.3.1
  • (bei Zuwendungen nach Nummer 2).
  • Ggf. Qualifikation, praktische Erfahrungen in der Jugendarbeit, Tätigkeit.

b) im Rahmen einer institutionellen Förderung oder bei einer Projektförderung nach Nummer 6 dieser Verwaltungsvorschrift, sofern die Gesamtausgaben der Zuwendungsempfänger überwiegend (d.h. zu mehr als 50 v.H.) aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten werden und Personalausgaben Teil der zuwendungsfähigen Ausgaben sind, bei den maßgebenden Mitarbeitenden zu verarbeiten:

  • Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum,
  • Eingruppierung, Vergütung und Tätigkeit.

Die Daten sind für die Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung erforderlich. Ohne Nachweis der personenbezogenen Daten kann das Vorliegen der Fördervoraussetzungen nach dieser Verwaltungsvorschrift von den Prüfbehörden nicht im Einzelfall geprüft werden oder wäre eine Prüfung, ob die Ausgaben zum geförderten Vorhaben gehören, nicht möglich (7.5, 7.6). Gleiches gilt, wenn bestimmte Qualifikationen nachgewiesen werden müssen, die Voraussetzung für eine Förderung sind oder wenn überprüft werden muss, ob ein Arbeitsvertrag dem Besserstellungsverbot entspricht. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, ist dies aufgrund der oben genannten Rechtsgrundlage i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe d BDSG zulässig. Wurden die personenbezogenen Daten bereits zu anderen Zwecken erhoben, ist die Verarbeitung personenbezogener Da-
ten durch die Prüfbehörden zu einem anderen Zweck (Prüfzwecke) als zu demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden, zulässig gemäß Art. 6 Abs. 4 DS-GVO i. V. m. § 5 Abs. 2 Nr. 2 LDSG. Die Teilnehmenden und Beschäftigten sind nach Art. 13, 14 DS-GVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren sowie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umzusetzen.

Zurück