Je nach Antragsstellenden können das verschiedene Organisationen bzw. Ansprechpartner*innen sein. Viele Antragsstellende gehören einer Dachorganisation an, über die Anträge zu stellen und Nachweise einzureichen sind. Dort wird Hilfestellung zu Ablauf, Anträgen oder Nachweisen gegeben. Kreis- oder Stadtjugendringe unterstützen ihre Mitgliedsorganisationen, die keiner landesweiten Dachorganisation angehören und übernehmen für sie die Einreichung von Anträgen und Nachweisen. Wichtig ist, sich frühzeitig zu informieren! Da es unterschiedliche Wege zur Bezuschussung innerhalb der genannten Strukturen gibt, sind Verfahren und Termine nicht überall gleich.
Wer weder zu einer Dachorganisation gehört noch Mitgliedsorganisation eines Kreis- oder Stadtjugendrings ist, kann sich an den Landesjugendring wenden.

Die Anerkennung als freier Träger der Jugendhilfe nach § 75 SGB VIII und als freier Träger der außerschulischen Jugendbildung nach § 4 Jugendbildungsgesetz Baden-Württemberg muss von einem Jugendamt, dem Landesjugendamt oder einer Obersten Landesjugendbehörde ausgesprochen sein.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.3: Zuwendungsempfänger sind anerkannte freie Träger der Jugendhilfe nach § 75 SGB VIII in Verbindung mit der Anerkennung als Träger der außerschulischen Jugendbildung nach den §§ 2 und 4 des Jugendbildungsgesetzes, öffentlich-rechtliche Körperschaften sowie sonstige Träger der außerschulischen Jugendbildung nach § 12 Jugendbildungsgesetz soweit im Besonderen Teil nichts anderes bestimmt ist. In den in Ziffer 1.6.3, 1.6.4 und 5.6. genannten Fällen geben die Dachorganisationen (Erstempfängerin) die Zuwendungen oder Teile davon im Sinne der Nummer 12 der Verwaltungsvorschrift zu § 44 LHO nach Maßgabe des Zuwendungsbescheids zur Erfüllung des Zuwendungszwecks an ihre Untergliederungen weiter (Letztempfänger) siehe 1.8.3

1. § 75 SGB VIII
2. § 4 Jugendbildungsgesetz Baden-Württemberg

Nach Ziffer 1.4.2 der VwV werden Zuschüsse für Teilnehmende gewährt, die im Förderjahr mindestens 6 und höchstens 27 Jahre alt werden. Die Förderung von Jugenderholungsmaßnahmen (Freizeiten) erfolgt auf Basis des angemessenen Einsatzes pädagogischer Betreuer*innen. Die Betreuenden-Teilnehmenden-Relation von in der Regel 1:5 bezieht sich dabei auf alle Teilnehmenden, die im Förderjahr mindestens 6 und höchstens 27 Jahre alt werden.

Hilfetabelle zum Betreuenden-Teilnehmenden-Schlüssel

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.4.2 An der zu fördernden Maßnahme müssen mindestens fünf Personen teilnehmen. Zuschüsse werden für Teilnehmende gewährt, die mindestens sechs Jahre und noch nicht 27 Jahre alt sind

Von einer praktischen Erfahrung in der Kinder- und Jugendarbeit soll insbesondere dann ausgegangen werden, wenn die Mitarbeitenden

• für ihren Einsatz mindestens im Umfang einer Juleica-Ausbildung oder einer vergleichbaren Ausbildung ausgebildet sind,
• fachlich aufgrund ihres Berufes zur Durchführung der Maßnahme qualifiziert sind (Beispielsweise Erzieher/in),
• über eine berufliche Qualifikation mit pädagogischem Bezug oder einen Hochschulabschluss verfügen (Bachelor-, Master- oder Diplomabschluss; hierzu zählen auch Studienabschlüsse einer Berufsakademie, Fachhochschule oder Dualen Hochschule mit pädagogischer Ausrichtung insbesondere in den Fachrichtungen Sozialarbeit, Sozialpädagogik und Erziehungswissenschaft).

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.4.3 Zuwendungen sollen nur für Maßnahmen gewährt werden, die von Mitarbeitenden durchgeführt werden, die praktische Erfahrungen in der Jugendarbeit haben und vom Träger der Maßnahme auf ihre Tätigkeit ausreichend vorbereitet worden sind

Es wird, im privatrechtlichen Vertrag nach Ziffer 1.8.3 eine Regelung für die Pflicht, keine nach § 72a SGB VIII ausgeschlossene Personen in der Kinder- und Jugendarbeit zu beschäftigen, empfohlen.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.4.4 Der Zuwendungsempfänger gewährleistet auf Grundlage des § 72a SGB VIII durch Bestätigung im Antragsformular, dass unter seiner Verantwortung keine haupt-, neben- oder ehrenamtlich tätige Person, die rechtskräftig wegen einer in § 72a Abs. 1 SGB VIII aufgeführten Straftat verurteilt worden ist, Aufgaben der Kinder- und Jugendhilfe wahrnimmt, Jugendliche beaufsichtigt, betreut, erzieht oder ausbildet oder einen vergleichbaren Kontakt hat.

1. §72a SGB VIII

Hier handelt es sich um eine Verpflichtung. Klärt ggf. mit euerm Dachverband, ob eine Rahmenversicherung besteht, die diese Verpflichtung abdeckt.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.4.5 Die Zuwendungs- bzw. die Letztempfänger (im Falle der Weitergabe von Zuwendungen) haben für alle Beteiligten eine Unfall- und Haftpflichtversicherung abzuschließen.

Überwiegend heißt über 50%. Sind mehr als 50% der Teilnehmenden außerhalb Baden-Württembergs wohnhaft, so sind nur die Teilnehmenden aus Baden-Württemberg zuschussfähig.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.4.7 Zuwendungen werden nur für Maßnahmen gewährt, die sich überwiegend an Teilnehmende aus Baden-Württemberg richten.

Wenn Kinder und Jugendliche aus der Ukraine zwar noch nicht mit Wohnsitz in BW gemeldet sind, hier aber tatsächlich leben, kann ihre Teilnahme entsprechend der VwV zur Förderung der Kinder- und Jugendarbeit für finanziell schwächer Gestellte gefördert werden.

Nach dem Bundesmeldegesetz müssen Asylsuchende aus anderen Herkunftsländern ihren Wohnsitz melden, weshalb sich bei ihnen die Frage so nicht stellt. Ihre Teilnahme ist förderfähig.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.4.7 Zuwendungen werden nur für Maßnahmen gewährt, die sich überwiegend an Teilnehmende aus Baden-Württemberg richten.

Regelmäßig soll ein Eigenanteil von mindestens 10% eingebracht werden. Im Einzelfall ist ein geringerer Eigenmitteleinsatz zu begründen.

Eigenmittel sind:

1.    sachliche und nicht-sachliche (bspw. Arbeitsleistungen) Vermögenswerte des Empfängers.
2.    zweckfreie Zuwendungen von kommunaler Seite oder aus dem privaten Bereich, die dem Empfänger nicht für ein Angebot bzw. Projekt sondern als Institution zufließen.
3.    zweckgebundene Zuwendungen, die vom jeweiligen Geber einer Leistung ausdrücklich zum Eigenmittelersatz bestimmt worden sind. Geben zum Beispiel eine Kommune, eine Bank oder der örtliche Metzger an, dass ihre Spende oder Zuwendung für ein Angebot bzw. Projekt als Eigenmittelersatz dienen soll, dann stellen diese auch Eigenmittel dar. Mittel, die als Eigenmittelersatz dienen sollen, sind im Nachweis offen zu legen.

Im Rahmen einer Förderung geforderte Eigenanteile können nur aus Eigenmitteln geleistet werden. 

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.4.8 Die Zuwendungen dienen grundsätzlich nicht der Vollfinanzierung.

Die Antragsfrist endet zum 1. April des Förderjahres. Zum 30. September des Förderjahres können Nachanträge bei den Bewilligungsbehörden gestellt werden, die im Rahmen der haushaltsrechtlichen Möglichkeiten bewilligt werden können.
Zu beachten ist für Einzelantragssteller*innen: Einzelanträge, die nicht über eine Dachorganisation gesammelt eingereicht, sondern direkt den Bewilligungsbehörden vorgelegt werden, müssen vor Beginn der Maßnahme der Bewilligungsbehörde vorliegen (VwV KJA und JSA, Ziffer 1.5.1).

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.5.1 Zuwendungen zur Projektförderung dürfen grundsätzlich nur für solche Vorhaben bewilligt werden, die noch nicht begonnen worden sind. Ausnahmen hiervon sind abweichend von VV Nummer 1.2 zu § 44 VV-LHO möglich, wenn der Antrag rechtzeitig vor Beginn der Maßnahme bei der Bewilligungsbehörde oder einer Dachorganisation (1.6.3, 1.6.4, 5.6) eingereicht wurde, es sich um ein Projekt handelt, dessen Förderung auf Grund einer überlängere Zeit geübten Förderpraxis in vergleichbaren Fällen als wahrscheinlich gelten kann, insbesondere bei wiederkehrenden Projekten, und die Verzögerung von der oder dem Antragstellenden nicht zu vertreten ist.

1.6.2 Die Anträge müssen unbeschadet der Nummer 1.5.1 bis zum 1. April des laufenden Rechnungsjahres bei der Bewilligungsbehörde vorliegen; diese kann in begründeten Fällen Ausnahmen zulassen.

Einzelanträge, die nicht über eine Dachorganisation gesammelt eingereicht, sondern direkt den Bewilligungsbehörden vorgelegt werden, müssen vor Beginn der Maßnahme der Bewilligungsbehörde vorliegen (VwV KJA und JSA, Ziffer 1.5.1). 

Ein Sammelantrag fasst Einzelanträge zusammen. Er kann entweder in einer tabellarischen Übersicht oder als vereinfachter Sammelantrag auf Basis des Vorjahres-Ist-Ergebnisses bei den Bewilligungsbehörden eingereicht werden. Die Bewilligung erfolgt gesammelt, bezieht sich bei Sammelanträgen aber auf die Einzelanträge. Dies hat zur Folge, dass der Zuschuss für die jeweiligen Maßnahme bewilligt wird und zu verwenden ist.

Geeignete Fälle sind für Sammelanträge derzeit (Stand 2023)

• die Förderung von Jugenderholungsmaßnahmen nach Ziffer 2.1 der VwV auf Basis des Einsatzes von pädagogischen Betreuungspersonen,
• die Förderung der Teilnahme finanziell schwächer Gestellter nach Ziffer 2.2 der VwV bei Jugenderholungsmaßnahmen,
• die Förderung der Aus- und Fortbildung von ehrenamtlichen Jugendleiterinnen nach Ziffer 3.1 der VwV
• die Förderung themenorientierter Bildungsmaßnahmen nach Ziffer 3.2 der VwV
• Projekte mit Bildungscharakter nach Ziffer 3.3 der VwV

Ein Gesamtantrag bündelt für einzelne Förderprogramme (z. B. Förderung themenorientierter Bildungsmaßnahmen) die Maßnahmen, die mit denselben Zielen und für gleiche Zwecke auf Grundlage eines gemeinsamen Gesamtbildungskonzepts durchgeführt werden. Die Bewilligung erfolgt für die Maßnahmen insgesamt und der Zuschuss ist für die Gesamtheit der Maßnahmen zu verwenden.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.6.1 Anträge sind beim Regierungspräsidium (1.8.1) oder beim Sozialministerium (1.8.2) – bei Förderungen nach den Nummern 2, 3, 4 und 5 unter Verwendung des veröffentlichten oder per E-Mail übersandten Antragsformulars – grundsätzlich schriftlich zu stellen. Eine Bewilligung erfolgt ausschließlich auf Grundlage des gestellten Antrags. In allen geeigneten Fällen sollen Sammelanträge und, soweit möglich, Gesamtanträge für einzelne Förderprogramme gestellt werden.

Durch das Verfahren können Dachorganisation beratend und unterstützend wirken.

Ein Stadt- oder Kreisjugendring handelt bei Weitergabe von Anträgen im Sinne der Ziffer 1.6.3 als Dachorganisation für seine Mitglieder, die keiner anderen Dachorganisation angehören. Er kann nach Ziffer 1.6.1 Sammelanträge und Gesamtanträge stellen. Nach Ziffer 1.8.3 muss er einen Weitergabevertrag als Zuwendungsempfänger mit den Letztzuwendungsempfängern schließen.

Die Weiterleitung der Anträge an die Bewilligungsbehörden bedeutet eine positive Stellungnahme.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.6.3 Die einzelnen Jugendgruppen und Untergliederungen der landesweit tätigen Jugendverbände oder die einer Landesorganisation der Kinder- und Jugendarbeit oder Jugendsozialarbeit zugeordneten Träger reichen die Anträge bei ihrer Verbandsleitung oder Landesorganisation (Dachorganisation) ein. Die Zuwendung erfolgt in diesem Fall nach Ziffer 1.8.3 an die Dachorganisation als Erstempfängerin mit der Verpflichtung zur Weiterleitung an die von ihr vertretene Untergruppe/-gliederung als Letztempfängerin gemäß Nr. 12 der VV-LHO zu § 44 LHO.

1.6.4 Jugendgemeinschaften, die Mitglied eines Stadt- oder Kreisjugendrings sind, aber keinem Jugendverband angehören, reichen die Anträge über den Stadt- oder Kreisjugendring ein (Dachorganisation), der jeweils zu den Anträgen Stellung nimmt.

Personen müssen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden. Personen bezogene Daten müssen datenschutzkonform aufbewahrt werden. Auf Anforderung oder im Rahmen einer Prüfung müssen sie von dem Antragstellenden an den Dachverband und von diesem an die Bewilligungsbehörden weitergegeben werden.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.7. Datenschutz

1.7.1

Die im Antragsformular enthaltenen personenbezogenen Daten der Antragstellenden (Unterzeichnender) bzw. zu Ansprechpersonen (Vor- und Nachname, Telefonnummer, ggf. personalisierte E-Mail-Adresse, ggf.  Funktionsbezeichnung, Dienstanschrift) werden zum Zweck der Vorhabenprüfung und zur Durchführung des Bewilligungsverfahrens verarbeitet und an die am Bewilligungs- und Prüfverfahren beteiligten Stellen zur Abwicklung der För-
derung weitergegeben. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Antragstellenden durch die Bewilligungsbehörden ist gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe e und Abs. 3 Buchstabe b DS-GVO i. V. m. § 4 LDSG i. V. m. §§ 11, 12, 82 SGB VIII i. V. m. §§ 2, 5 Jugendbildungsgesetz i. V. m. §§ 23, 44 LHO und den hierzu ergangenen allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV-LHO) zulässig. Die Bewilligungsbehörden informieren hierüber entsprechend (Art. 13 DS-GVO). Ggf. leiten die Antragstellenden diese Hinweispflichten zur Erhebung von Daten an die betroffenen Beschäftigten weiter (Art. 14 DS-GVO). Die Daten sind für die Antragsbearbeitung bzw. Bewilligung der Zuwendung erforderlich. Ohne Nennung von Ansprechpersonen und Zuständigkeiten ist eine Kommunikation und eine nachvollziehbare Dokumentation des Verwaltungsvorgangs – insbesondere ein Abgleich mit dem späteren Verwendungsnachweis – nicht möglich.

1.7.2

Darüber hinausgehende personenbezogene Daten von Teilnehmenden oder Beschäftigten werden im Rahmen des Antrags- und Bewilligungsverfahrens oder im Zuge der Verwendungsnachweisprüfung nicht erhoben und verarbeitet und müssen lediglich zu Prüfzwecken vorgehalten werden (1.7.3).

1.7.3

Die Bewilligungsbehörden prüfen den Antrag auf Zuwendung nach Maßgabe der Landeshaushaltsordnung sowie den hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften. Danach sind die Zuwendungsgeber berechtigt, die  zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung durch Einsicht in die maßgeblichen Unterlagen und durch örtliche Feststellungen zu prüfen (Nummer 7.5). Dem Landesrechnungshof sind im Rahmen seines Prüfrechts auf Verlan-
gen Unterlagen herauszugeben und Auskünfte zu erteilen (§§ 91, 94, 95 LHO). Für die Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung sind die Zuwendungsempfänger bzw. bei der Weitergabe der Zuwendungen (1.8.3) die Letztempfänger daher berechtigt, auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO i. V. m. §§ 11, 12, 82 SGB VIII i. V. m. §§ 2, 5 Jugendbildungsgesetz i. V. m. §§ 23, 44, 91, 95 LHOi. V. m. den hierzu ergangenen allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV-LHO) folgende personenbezogene Daten
a) im Rahmen einer Förderung nach Nummern 2, 3, 5.3, 6.2.1 und 6.2.2 dieser Verwaltungsvorschrift
aa) bei den Teilnehmenden zu verarbeiten:

• Vor- und Nachname, Adresse, Alter zu Beginn der Maßnahme,
• Ggf. besondere Fördervoraussetzungen nach Nummer 2.2,
• Ggf. Angaben zum Beschäftigungsverhältnis nach Nummer 3.1.2,
• Ggf. Begleit- oder Assistenzbedarf nach Nummern 3.1.1 und 3.2.1,
• durch Unterschrift auf einer Teilnahmeliste dokumentierte Anwesenheit und ggf.
• Anwesenheitsdauer.

bb) bei den Mitarbeitenden und Betreuungspersonen zu verarbeiten:

• Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum,
• Vorliegen einer Juleica- oder vergleichbaren Ausbildung nach Nummer 2.1.3.1
• (bei Zuwendungen nach Nummer 2).
• Ggf. Qualifikation, praktische Erfahrungen in der Jugendarbeit, Tätigkeit.

b) im Rahmen einer institutionellen Förderung oder bei einer Projektförderung nach Nummer 6 dieser Verwaltungsvorschrift, sofern die Gesamtausgaben der Zuwendungsempfänger überwiegend (d.h. zu mehr als 50 v.H.) aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten werden und Personalausgaben Teil der zuwendungsfähigen Ausgaben sind, bei den maßgebenden Mitarbeitenden zu verarbeiten:

• Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum,
• Eingruppierung, Vergütung und Tätigkeit.

Die Daten sind für die Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung erforderlich. Ohne Nachweis der personenbezogenen Daten kann das Vorliegen der Fördervoraussetzungen nach dieser Verwaltungsvorschrift von den Prüfbehörden nicht im Einzelfall geprüft werden oder wäre eine Prüfung, ob die Ausgaben zum geförderten Vorhaben gehören, nicht möglich (7.5, 7.6). Gleiches gilt, wenn bestimmte Qualifikationen nachgewiesen werden müssen, die Voraussetzung für eine Förderung sind oder wenn überprüft werden muss, ob ein Arbeitsvertrag dem Besserstellungsverbot entspricht. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, ist dies aufgrund der oben genannten Rechtsgrundlage i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe d BDSG zulässig. Wurden die personenbezogenen Daten bereits zu anderen Zwecken erhoben, ist die Verarbeitung personenbezogener Da-
ten durch die Prüfbehörden zu einem anderen Zweck (Prüfzwecke) als zu demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden, zulässig gemäß Art. 6 Abs. 4 DS-GVO i. V. m. § 5 Abs. 2 Nr. 2 LDSG. Die Teilnehmenden und Beschäftigten sind nach Art. 13, 14 DS-GVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren sowie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umzusetzen.

1.7.4

1.7.1 bis 1.7.3 gelten entsprechend bei der Bündelung von Anträgen nach Ziffern 1.6.3, 1.6.4 und 5.6 über Dachorganisationen (Erstempfängerin) und der Weitergabe von Zuwendungen (1.8.3). Die für Prüfzwecke zu verarbeitenden personenbezogenen Daten der Teilnehmenden und Beschäftigten verbleiben beim Letztempfänger und sind lediglich zu Prüfzwecken der Erstempfängerin, den Bewilligungsbehörden oder dem Landesrechnungshof zur Verfügung zu stellen (7.5 und 7.6).

Die Regelung in 1.7.3  aa) erlaubt zwar unter Datenschutzgesichtspunkten die Dokumentation der Anwesenheit durch die Unterschrift der Teilnehmenden. Für den Verwendungsnachweis muss aber  - wie in den Vorjahren - keine Teilnahmeliste mit Unterschrift der Teilnehmenden geführt werden.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.7.3

Die Bewilligungsbehörden prüfen den Antrag auf Zuwendung nach Maßgabe der Landeshaushaltsordnung sowie den hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften. Danach sind die Zuwendungsgeber berechtigt, die  zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung durch Einsicht in die maßgeblichen Unterlagen und durch örtliche Feststellungen zu prüfen (Nummer 7.5). Dem Landesrechnungshof sind im Rahmen seines Prüfrechts auf Verlan-
gen Unterlagen herauszugeben und Auskünfte zu erteilen (§§ 91, 94, 95 LHO). Für die Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung sind die Zuwendungsempfänger bzw. bei der Weitergabe der Zuwendungen (1.8.3) die Letztempfänger daher berechtigt, auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO i. V. m. §§ 11, 12, 82 SGB VIII i. V. m. §§ 2, 5 Jugendbildungsgesetz i. V. m. §§ 23, 44, 91, 95 LHOi. V. m. den hierzu ergangenen allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV-LHO) folgende personenbezogene Daten
a) im Rahmen einer Förderung nach Nummern 2, 3, 5.3, 6.2.1 und 6.2.2 dieser Verwaltungsvorschrift
aa) bei den Teilnehmenden zu verarbeiten:

• Vor- und Nachname, Adresse, Alter zu Beginn der Maßnahme,
• Ggf. besondere Fördervoraussetzungen nach Nummer 2.2,
• Ggf. Angaben zum Beschäftigungsverhältnis nach Nummer 3.1.2,
• Ggf. Begleit- oder Assistenzbedarf nach Nummern 3.1.1 und 3.2.1,
• durch Unterschrift auf einer Teilnahmeliste dokumentierte Anwesenheit und ggf.
• Anwesenheitsdauer.

bb) bei den Mitarbeitenden und Betreuungspersonen zu verarbeiten:

• Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum,
• Vorliegen einer Juleica- oder vergleichbaren Ausbildung nach Nummer 2.1.3.1
• (bei Zuwendungen nach Nummer 2).
• Ggf. Qualifikation, praktische Erfahrungen in der Jugendarbeit, Tätigkeit.

b) im Rahmen einer institutionellen Förderung oder bei einer Projektförderung nach Nummer 6 dieser Verwaltungsvorschrift, sofern die Gesamtausgaben der Zuwendungsempfänger überwiegend (d.h. zu mehr als 50 v.H.) aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten werden und Personalausgaben Teil der zuwendungsfähigen Ausgaben sind, bei den maßgebenden Mitarbeitenden zu verarbeiten:

• Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum,
• Eingruppierung, Vergütung und Tätigkeit.

Die Daten sind für die Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung erforderlich. Ohne Nachweis der personenbezogenen Daten kann das Vorliegen der Fördervoraussetzungen nach dieser Verwaltungsvorschrift von den Prüfbehörden nicht im Einzelfall geprüft werden oder wäre eine Prüfung, ob die Ausgaben zum geförderten Vorhaben gehören, nicht möglich (7.5, 7.6). Gleiches gilt, wenn bestimmte Qualifikationen nachgewiesen werden müssen, die Voraussetzung für eine Förderung sind oder wenn überprüft werden muss, ob ein Arbeitsvertrag dem Besserstellungsverbot entspricht. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, ist dies aufgrund der oben genannten Rechtsgrundlage i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe d BDSG zulässig. Wurden die personenbezogenen Daten bereits zu anderen Zwecken erhoben, ist die Verarbeitung personenbezogener Da-
ten durch die Prüfbehörden zu einem anderen Zweck (Prüfzwecke) als zu demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden, zulässig gemäß Art. 6 Abs. 4 DS-GVO i. V. m. § 5 Abs. 2 Nr. 2 LDSG. Die Teilnehmenden und Beschäftigten sind nach Art. 13, 14 DS-GVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren sowie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umzusetzen.

Die Verwaltungsvorschrift klärt, welches Regierungspräsidium grundsätzlich zuständig ist. Für Antragsstellende, die bereits vor 2022 Anträge gestellt hatten, bleiben die seither zuständigen Regierungspräsidien weiterhin zuständig.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.8.1 Zuständig für die Bewilligung von Zuwendungen ist das Regierungspräsidium, in dessen Bezirk die oder der Antragstellende ihren oder seinen Sitz hat. Für Jugendgruppen eines Jugendverbandes ist grundsätzlich das  Regierungspräsidium zuständig, in dessen Bezirk die Verbandszentrale ihren Sitz hat.

1. Adressen der Regierungspräsidien

Ein Weitergabevertrag muss nicht für die Weitergabe von Mitteln je Maßnahme geschlossen werden. Er kann z.B. bei regelmäßigen Weitergaben zwischen einer Dachorganisation als Erstempfängerin und Untergliederungen als Letztempfängerin unbefristet abgeschlossen werden und alle Weitergaben umfassen. Hier steht ein Mustervertrag als pdf-Formular zum Download, in das nur die Vertragsdaten eingegeben werden müssen. Zur eigenen Vertragsgestaltung ist die Mustervorlage hier auch im rtf-Format.

Originaltext der VwV KJA und JSA:

1.8.3 Soweit die Zuwendungsempfänger nicht selbst Träger der zuwendungsfähigen Maßnahme sind oder zuwendungsfähige Projekte nicht selbst durchführen, werden sie durch Regelung im Bewilligungsbescheid ermächtigt, als Erstempfänger die Zuwendung in privatrechtlicher Form weiterzugeben. Die Regelungen zur Weitergabe von Zuwendungen durch Zuwendungsempfänger nach Nr. 12 der Verwaltungsvorschrift zu § 44 LHO sind zu beachten. Im Rahmen der Weitergabe ist ein privatrechtlicher Vertrag (Weitergabevertrag) mit jedem Letztempfänger abzuschließen, in dem neben den Vorgaben von Nr. 12.5 der Verwaltungsvorschrift zu § 44 LHO insbesondere folgende Pflichten des Letztempfängers zu regeln sind:

• die Einhaltung der Datenschutzvorgaben dieser Verwaltungsvorschrift (1.7),
• die Einhaltung der Schutzbestimmungen nach § 72a SGB VIII (1.4.4),
• die Verpflichtung zum Abschluss einer Unfall- und Haftpflichtversicherung für alle Beteiligten (1.4.5),
• die Gewährleistung der erforderlichen Betreuung während der Maßnahmen (2.1.1),
• die Erbringung eines angemessenen eigenen Beitrags bei Förderungen nach 2.2.
• Für die Bewilligungsbehörde ist im jeweiligen Vertrag ein Prüfungsrecht auszubedingen. Außerdem ist der Hinweis aufzunehmen, dass der Rechnungshof des Landes gemäß § 91 LHO berechtigt ist, Prüfungen durchzuführen.